Seis passos para mitigar problemas relacionados a contratações
Com base na experiência e no conhecimento acumulados a partir da elaboração e revisão de inúmeros contratos, bem como do acompanhamento da fase de negociação e da etapa que sucede a assinatura dos contratos (o estágio de efetiva administração das contratações), reunimos abaixo algumas recomendações e sugestões com o escopo de mitigar os problemas mais comuns relacionados ao ato de contratar e seus desdobramentos, em linha, inclusive, com algumas das práticas de compliance atuais:
1 – Confira os poderes dos signatários. Não são raros os episódios em que propostas são formalmente aceitas ou contratos são firmados por pessoas sem poderes para tanto, o que pode gerar discussões futuras quanto à validade e/ou eficácia dos negócios correspondentes e/ou seus efeitos. Ainda que seja defensável a aplicabilidade da Teoria da Aparência, a simples existência de discussões do gênero acarreta frutos indesejáveis, tais como custos (com processos judiciais, por exemplo) e/ou lentidão no desenvolvimento e fechamento de negociações.
2 – Investigue, sempre que possível, a situação cadastral e a saúde financeira e idoneidade da pessoa física ou jurídica com quem pretende contratar. Atualmente, a internet permite o acesso rápido e, não raras vezes, gratuito, a uma série de informações a respeito de pessoas físicas ou jurídicas, tais como a existência de processos, a situação cadastral (atividade/inatividade, composio societária), reputação etc. Uma pesquisa junto a sites de busca, da Receita Federal, das Justiças Comum ou Federal e de algumas Juntas Comerciais, ou mesmo junto a instituições de proteção ao crédito, pode evitar a realização de negócios ou parcerias que se mostrem problemáticas no futuro, podendo, inclusive, estar em desacordo com as regras de compliance da empresa.
3 – Mantenha a documentação completa e organizada. A enorme variedade e complexidade de negócios com os quais podemos nos deparar atualmente importa que os contratos atuais sejam, muitas vezes, compostos por uma pluralidade de documentos: o contrato dito principal ou as condições gerais de contratação e os anexos (tabelas, propostas, manuais, códigos internos, adendos e outros materiais). Esse pool de documentos – as cláusulas principais, bem como seus anexos e aditamentos – faz parte do contrato e deve não somente ser lido e interpretado em conjunto, mas também ser armazenado e mantido, de forma organizada. Esse procedimento simples evita interpretações equivocadas e incompletas com relação ao que foi firmado entre as partes e ao que está vigente e é efetivamente aplicável.
4 – Siga os prazos e procedimentos estabelecidos no contrato. O contrato deve ser encarado pelas partes como uma espécie de manual de conduta com relação ao cumprimento de obrigações de parte a parte. Os prazos e procedimentos descritos, tais como prazos de entrega ou procedimentos de comunicação, foram – ou, ao menos, deveriam ter sido – amplamente discutidos entre as partes e foram estabelecidos com propósitos diversos (tornar as obrigações factíveis, facilitar a prova do cumprimento das obrigações, etc.). O descumprimento de prazos e procedimentos pode significar a aplicação de sanções contratuais, como multas e indenizações, desgasta a relação comercial e jurídica entre as partes e gera custos (com processos judiciais, por exemplo).
5 – Lembre-se que determinados procedimentos podem criar vínculos contratuais. A colocação e aceitação de propostas e ofertas, ainda que por email (e desde que não presentes as hipóteses de retratação ou outras circunstâncias que, conforme estabelecido na lei, impeçam a vinculação ou retirem os efeitos do ato nesses casos) pode acarretar a formação de uma relação contratual. Portanto, é importante ter em mente que a aceitação de uma proposta sem ressalvas implica a formação de um contrato a ser regido sob as condições oferecidas, inclusive as de caráter jurídico e não meramente comercial. Do mesmo modo, a apresentação de uma proposta, se não retratada na forma e prazo estabelecidos pela legislação, obriga o proponente. Não raras vezes, as propostas não vislumbram todas as condições necessárias para que aquela relação contratual transcorra sem maiores percalços, o que significa mais atritos entre as partes e maior necessidade de se recorrer à lei, doutrina e jurisprudência para dirimir conflitos por falta de p revisão contratual, o que resulta em maior dependência das vias judicial ou arbitral para a solução de conflitos.
6 – Sempre que possível, garanta que o contrato seja fruto do trabalho conjunto entre as áreas afins. Geralmente, os contratos são documentos redigidos por advogados para serem geridos por outros profissionais e áreas, tais como engenheiros, contadores, departamentos financeiro, comercial, de marketing etc. Portanto, o ideal é que os contratos sejam o resultado do trabalho e da atuação das áreas afins em conjunto, para que o documento resultante possa refletir não somente a vontade das partes, mas efetivamente o que será praticado no dia a dia da contratação. Nesse sentido, também é importante que os contratos sejam redigidos de forma clara, evitando-se, na medida do possível, uma linguagem puramente jurídica.
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