Reunião anual de sócios e assembleia geral ordinária
De acordo com a legislação brasileira, os sócios das sociedades limitadas e os acionistas das sociedades por ações devem se reunir, ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social para (i) tomar as contas dos administradores, (ii) deliberar sobre as demonstrações financeiras, (iii) deliberar sobre a destinação do resultado do exercício e (iv) designar novos administradores e membros do conselho fiscal, quando for o caso.
A finalidade dos encontros societários anuais é apresentar aos sócios e acionistas os resultados econômicos e informações sobre as atividades relativas ao exercício social transcorrido.
Algumas providências devem ser tomadas previamente à realização do conclave anual, como por exemplo (i) a disponibilização das contas dos administradores, do balanço patrimonial e do resultado econômico aos sócios da sociedade limitada com 30 dias de antecedência, (ii) a publicação do anúncio aos acionistas de sociedade por ações com um mês de antecedência informando que estão disponíveis para consulta o relatório da administração, as demonstrações financeiras, o parecer dos auditores independentes, se houver, dentre outros documentos, (iii) a publicação dos referidos documentos pela sociedade por ações com cinco dias de antecedência à assembleia geral ordinária (salvo se a companhia for fechada e possuir menos de 20 acionistas e patrimônio líquido com valor inferior a R$ 1 milhão), e (iv) a convocação dos sócios/acionistas nos termos da lei – medida dispensável se todos comparecerem à reunião de sócios ou à assembleia geral, conforme o caso.
Por fim, a aprovação das contas e das demonstrações financeiras sem reservas exonera de responsabilidade os administradores e, se houver, o conselho fiscal, salvo em casos de erro, dolo, fraude ou simulação.
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